Logo van FUMO

Helder en klantgericht schrijven

Als je een tekst schrijft dan verwacht je iets van de lezer. Het komt maar weinig voor dat je alleen informatie wilt overdragen. Meestal wil je dat de lezer iets doet met die informatie. Het is daarom belangrijk dat de lezer begrijpt wat jij schrijft. En dat de lezer bereid is te doen wat jij wil.

Houding bepaalt gedrag

Er zijn maar weinig ondernemers een bedrijf begonnen omdat ze de wet- en regelgeving rond natuur en milieu zo boeiend vinden. Het hoort er nou eenmaal bij en wordt vaak gezien als een last. Niet in de minste plaats omdat de wetten en regels vaak ingewikkeld zijn en elkaar soms lijken tegen te spreken. De houding van de meeste ondernemers ten aanzien van dit onderwerp is niet altijd positief.

Duidelijke communicatie

Bij de FUMO verwerken we meldingen, verstrekken we vergunningen, houden we toezicht en treden we handhavend op als dat moet. De wet- en regelgeving rond natuur en milieu is onze corebusiness. In ons dagelijkse werk communiceren we heel wat af, waarbij we het nodige verwachten van de ontvanger. Bestuurlijke dwang wil dan nog wel eens helpen, maar is een middel dat we liever spaarzaam inzetten. Duidelijke communicatie is en blijft de basis om bedrijven te bewegen de wet- en regelgeving na te leven.

Eenvoudig Nederlands

Daarom zijn we twee jaar geleden gestart met het traject Helder Schrijven. Alle collega’s bij de FUMO doen mee aan dit traject. Ze leren schrijven op B1-niveau: het taalniveau dat 80% procent van de Nederlanders begrijpt. Teksten met korte zinnen, eenvoudige woorden en een duidelijke opbouw en structuur. Makkelijk te lezen, maar soms best ingewikkeld om te schrijven.

De toon maakt de muziek

Minstens zo belangrijk is de toonzetting. In veel brieven ‘moeten’ mensen iets. De nadruk ligt op wat mis kan gaan en welke sancties dan volgen. De juiste toonzetting kan bijdragen aan een positieve houding. Daarom verplaatsen we ons in de lezer, schrijven we persoonlijk en stellen ons op als adviseur.

Dus niet: “U dient binnen 6 weken een brandwerende muur te plaatsen, anders leggen we een dwangsom op.” Maar: “Wij adviseren u om binnen 6 weken een brandwerende muur te plaatsen. Daarmee zorgt u voor een veilige werkomgeving en voldoet u aan de geldende wet- en regelgeving. Ook voorkomt u hiermee dat wij handhavend moeten optreden.”

In de praktijk

Bij het traject Helder Schrijven ondersteunt communicatiebureau Pastoor BV de FUMO met trainingen. Twee jaar geleden heeft iedereen bij de FUMO de basistraining Helder Schrijven van drie dagdelen gevolgd. In het laatste kwartaal van vorig jaar deden deze medewerkers een opfriscursus van één dagdeel. Voor nieuwe medewerkers organiseerden we opnieuw de basistraining.

Om het onderwerp levend te houden besteden we regelmatig aandacht aan helder en klantgericht schrijven. We delen bijvoorbeeld handige schrijftips op intranet. En binnen de afdelingen zijn een aantal mensen opgeleid tot schrijfcoach om collega’s te helpen bij het schrijven.

Ontwikkelen

Loopt alles nu gesmeerd? Onze communicatie is in ieder geval stukken duidelijker en klantgerichter. De een heeft uiteraard meer met taal dan de ander, maar dankzij de trainingen en coaching schrijven de meeste collega’s beter. De perfecte brief moet nog geschreven worden, dus we blijven ons ontwikkelen.