Logo van FUMO

Governance FUMO een zaak van investeren in duurzame relaties

De Friese gemeenten, provincie Fryslân, Wetterskip Fryslân en de FUMO willen de samenwerking en besluitvorming binnen de gemeenschappelijke regeling van de FUMO verder versterken. Zij hebben bijna een jaar lang hard gewerkt aan de ontwikkeling van een nieuw governancemodel waarin afspraken zijn gemaakt over rollen, taken en verantwoordelijkheden. Het algemeen bestuur van de FUMO heeft het governancemodel vastgesteld in de vergadering van 10 december 2020. Dit jaar gaan de deelnemers en de FUMO ervaring opdoen en monitoren of het nieuwe governancemodel daadwerkelijk bijdraagt aan de gewenste versterking.

De FUMO is een samenwerkingsverband van de Friese gemeenten, de provincie Fryslân en Wetterskip Fryslân (de deelnemers) op basis van de Wet gemeenschappelijke regelingen (Wgr). De kaders voor de governance van de FUMO staan in de Wgr en zijn nader ingevuld in de Gemeenschappelijke Regeling FUMO, die bij de oprichting is vastgesteld.

Optimaal bijdragen

Onder governance wordt verstaan: Het geheel aan sturings- en verantwoordingsrelaties tussen algemeen bestuur, dagelijks bestuur, voorzitter, directeur van de uitvoeringsorganisatie en de deelnemers van de FUMO. Zes jaar na de oprichting van de FUMO groeit de behoefte aan duidelijkheid over de wijze waarop alle betrokkenen optimaal kunnen bijdragen aan de samenwerking.

En er zijn nogal wat betrokkenen. De FUMO heeft een algemeen bestuur (AB) en een dagelijks bestuur (DB). Het AB is verantwoordelijk voor de financiën en de kaders van het beleid. Het DB is verantwoordelijk voor de voorbereiding en de uitvoering van de besluiten van het AB.

Rollen en belangen

Het AB van de FUMO wordt gevormd door bestuurders van de Friese gemeenten, de provincie en het Wetterskip. Zij vertegenwoordigen hun eigen organisatie, de opdrachtgevers van de FUMO en zijn tegelijk bestuurders van de FUMO. Het DB van de FUMO wordt gevormd door vijf leden van het AB. De leden van het DB zijn dus niet alleen opdrachtgevers en bestuurders van de FUMO, maar dragen ook verantwoordelijkheid voor de uitvoeringsorganisatie.

Het bovenstaande is slechts een simplificatie van de werkelijkheid, maar maakt duidelijk hoe belangrijk het is om goede afspraken met elkaar te maken. Want het risico bestaat dat rollen en belangen door elkaar gaan lopen. En dan hebben we het alleen nog maar over de bestuurlijke kant. De FUMO en de deelnemers werken ook in de uitvoering op alle niveaus intensief samen. Niet alleen vakinhoudelijk, maar ook door het management, de controllers en de directeuren/secretarissen van de deelnemers en de FUMO.

Het nieuwe governancemodel van de FUMO beschrijft aan de hand van verantwoordelijkheden, rollen en taken hoe de deelnemers en de FUMO elkaar op alle niveaus (bestuur, management, uitvoering) informeren en betrekken. Daarnaast is er een “spoorboekje” ontwikkeld waarin voor elk onderwerp de routing/het proces van idee tot en met besluitvorming staat beschreven. Dit spoorboekje biedt houvast aan alle betrokkenen.

Investeren relaties

Een heldere beschrijving van de taken, rollen en verantwoordelijkheden vormt een stevige basis. En voor een goede samenwerking is het van belang om te investeren in de onderlinge relaties. Daarmee ontstaat inzicht in elkaars drijfveren en onderling begrip en vertrouwen.

FUMO-voorzitter Anko Postma zoekt daarom actief de verbinding met de deelnemers: “Wij hebben samen met de directeur een FUMO-tour langs alle deelnemers gedaan. We gaven met diverse medewerkers uit de organisatie toelichtingen bij vergaderingen van gemeenteraden, provinciale staten en het AB van het Wetterskip en we organiseerden themabijeenkomsten. Dat willen we de komende jaren blijven doen.

Een gemeenschappelijke regeling is politiek ingewikkeld. Gemeenteraden, provinciale staten en het AB van het Wetterskip ervaren soms een grote afstand. In Fryslân willen we ook op dat punt met de governance de samenwerking versterken.”

Governance als werkwoord

Uiteindelijk wordt het succes van de samenwerking bepaald door de wijze waarop alle betrokkenen verantwoordelijkheid nemen en daarnaar handelen. De eerste stappen zijn dit jaar gezet met de inrichting van (nieuwe) ambtelijke overleggen: vakoverleg, managementoverleg, controllersoverleg en secretarissenoverleg. In het tweede kwartaal van 2021 ligt de focus op het verder versterken van de bestuurlijke samenwerking.

Het belangrijkste leerpunt tot nu toe is dat we zorgvuldig en met aandacht moeten blijven werken om gemeenschappelijke belangen te verwezenlijken. De wil en ambitie is er vanaf het begin om het met elkaar goed te doen en is alleen maar verder gegroeid.